Avant-propos
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Mesures Alternatives des Basses-Laurentides les collectes, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Mesures Alternatives des Basses-Laurentides traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Mesures Alternatives des Basses-Laurentides par un moyen technologique.
1 À qui s’adresse cette politique?
Les règles décrites dans cette politique vous concernent si nous recueillons vos renseignements personnels par un moyen technologique dans le cadre de nos activités. Par exemple, cette politique s’applique :
- si vous nous contactez par courriel ou par téléphone;
- si vous faites une demande de service via le site internet de médiation citoyenne
Notre Politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels décrit plus en détail nos pratiques de gestion et de protection des renseignements personnels.
2. Dans quelles situations recueillons‑nous vos renseignements personnels, et comment en limiter la collecte?
Nous recueillons des renseignements personnels par un moyen technologique dans les situations listées dans le répertoire des renseignements personnels en annexe. Consultez‑les pour les connaître.
Nous considérons comme un « renseignement personnel » tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements).
Nous faisons de notre mieux pour que vos renseignements personnels soient exacts, complets et à jour lorsque nous les utilisons. Nous comptons sur vous pour nous informer lorsque ces renseignements changent. Pour ce faire, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante : admin@mabl.ca
2.1 Quand vous nous appelez
Lorsque vous nous appelez, nous recueillons certains renseignements personnels pour procéder à l’ouverture d’un dossier ou pour retourner votre appel.
Nous recueillons les renseignements personnels suivants en lien avec l’historique des appels :
- nom, prénom;
- numéro de téléphone;
2.2 Quand vous naviguez sur notre site Web
Notre site Web ne recueille aucun renseignement personnel. Les adresses IP des personnes qui le visitent ne sont pas conservées. Des témoins de navigation (cookies) sont générés à chaque visite, mais ils sont supprimés lorsque vous terminez votre session.
Les cookies nécessaires contribuent à rendre un site web utilisable en activant des fonctions de base comme la navigation de page et l’accès aux zones sécurisées du site web. Le site web ne peut pas fonctionner correctement sans ces cookies.
Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre politique de cookies accessible sur notre site internet.
2.3 Quand vous postulez à un emploi
Lorsque vous postulez un emploi, un stage ou un autre poste, nous recueillons les renseignements personnels nécessaires pour évaluer votre candidature et pour vous contacter dans le cadre du processus.
Nous recueillons les renseignements personnels suivants:
- Nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, courriel et les informations inscrites sur le curriculum vitae.
Nous vérifions deux références pour la ou les personnes les plus susceptibles d’obtenir le poste, et non pour toutes les personnes candidates. Nous contactons les références que vous nous fournissez, avec votre consentement.
2.4 Quand vous nous écrivez par courriel
Lorsque vous correspondez avec nous par courriel, nous recueillons votre adresse courriel et les renseignements personnels contenus dans vos courriels. Les types de renseignements et la raison de la collecte dépendent du contexte de nos échanges.
Voici les situations les plus courantes :
- Quand vous envoyez un formulaire de plainte. Nous recueillons des renseignements personnels pour ouvrir le dossier et traiter la plainte. Le formulaire ne demande que les renseignements personnels nécessaires. Nous recueillons votre nom, votre adresse postale, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone. Si vous avez un représentant légal, nous recueillons les mêmes renseignements à son sujet. Nous recueillons aussi la description de la plainte, le nom et le titre des personnes impliquées ainsi que leurs coordonnées (adresse postale, téléphone et adresse courriel). Notez que certains de ces renseignements ne sont pas des renseignements personnels (par exemple, les coordonnées des représentants).
- Quand vous faites une demande d’accès à des documents ou à des renseignements personnels que nous détenons. Nous recueillons les renseignements contenus dans votre courriel, votre nom et votre adresse courriel.
- Quand vous faites une plainte concernant la qualité de nos services. Nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour traiter votre plainte.
- Quand vous nous écrivez pour une autre raison. Nous recueillons les renseignements personnels contenus dans votre courriel pour répondre à vos questions ou à vos demandes d’information, ou pour vous aider dans vos démarches auprès de nous ou auprès d’autres organisations en matière d’accès ou de protection des renseignements personnels.
3. Nous respectons votre consentement
Quand nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, nous le faisons toujours dans des buts précis. Votre consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte de ces buts. Nous pouvons ensuite conserver vos renseignements personnels le temps nécessaire pour remplir nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation.
Nous respectons toujours les buts pour lesquels nous avons recueilli vos renseignements personnels. Si nous souhaitons utiliser ou communiquer vos renseignements personnels pour d’autres buts, nous vous demanderons votre consentement, sauf dans les cas permis par la loi.
4. Comment nous protégeons vos renseignements personnels
4.1 Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels
Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.
Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction.
4.2 Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes
Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisée. Elles incluent :
- des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
- des mesures technologiques, par exemple des pare-feux;
- des mesures organisationnelles.
4.3 Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations
Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nécessaires pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations légales. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité.
Nous avons mis en place un calendrier de conservation, en fonction du type de renseignement pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, nous détruisons vos renseignements personnels de façon définitive et sécuritaire.
5. Vos droits
5.1 Retirer votre consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Mesures Alternatives des Basses-Laurentides, à l’adresse courriel indiquée à la fin de cette politique.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander :
- l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Mesures Alternatives des Basses-Laurentides;
- leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
- la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire.
5.2 Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger
Vous avez des droits liés à vos renseignements personnels. Vous pouvez nous demander :
- d’y accéder;
- de les corriger ou de les mettre à jour.
6. Traitement d’une plainte
Voici les étapes de traitement d’une demande :
Réception
Vous devez envoyer une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous trouverez ses coordonnées à la fin de cette politique;
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Mesures Alternatives des Basses-Laurentides. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Traitement
Mesures Alternatives des Basses-Laurentides s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Mesures Alternatives des Basses-Laurentides pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Mesures Alternatives des Basses-Laurentides est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Mesures Alternatives des Basses-Laurentides doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, Mesures Alternatives des Basses-Laurentides invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Mesures Alternatives des Basses-Laurentides.
7. Une question, une plainte, un commentaire?
Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Cette personne s’assure que nous respectons les règles décrites dans cette politique et dans la loi. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Madame Isabelle Maya Désilets
Responsable de la protection des renseignements personnels
Directrice générale
Adresse : 209, chemin de la Grande-Côte, Boisbriand, Québec, J7G 1B6
Tél. : 450-437-9903
Courriel : admin@mabl.ca
Annexe 1 : Définitions
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse courriel professionnelle ou le numéro de téléphone professionnel d’une personne.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.